Cómo hacer cambios en los minutos después de una reunión

Minutos deben ser cambiados en una reunión. 

CAMBIOS EN MINUTOS

La mayoría de las reuniones se realizan de acuerdo con los principios de las Reglas de Orden de Robert, un conjunto de directrices para las reuniones formales de negocios y organizaciones. Minutos registrados en las reuniones son un registro legal de lo que ha ocurrido. Minutos pueden necesitar ser modificada, en lo que se llama una adición, después de que hayan sido aprobados por errores tales como errores tipográficos o errores de hecho. Cambie minutos según el procedimiento para asegurarse de que siguen siendo jurídicamente válida. Un cambio realizado antes de que los minutos se han aprobado se hace en la próxima reunión en el texto de los minutos, con una nota que dice lo corrigió. Minutos que requieren un cambio después de que hayan sido aceptados requieren una moción formal y voto.

Lo que necesita

Acta del anterior reunión

Copias de las páginas que han de cambiarse

Llevar las actas de la reunión en la que se necesita un cambio. Tras la lectura del acta, el presidente preguntará si hay algún cambio.

Explicar la necesidad del cambio. Incluya cualquier documentación de apoyo. Discuta la razón para el cambio y cualquier información adicional que se debe agregar para hacer el acta completa y exacta. Responda las preguntas que el comité haya hasta que el grupo esté de acuerdo.

3 Minutos aún no aprobados se cambian fácilmente. Ciaran Griffin / Stockbyte / Getty Images

Solicitar una moción para el cambio si los minutos han sido adoptadas formalmente. Esto se llama Enmendar algo previamente adoptadas. El presidente solicitará una segunda a la moción. Si el acta no se han adoptado formalmente y están en fase de proyecto, que se pueden cambiar en el texto con la aprobación unánime del grupo.

Tome un voto, si es necesaria, sobre la moción para aprobar el cambio. Una vez aprobado, cambiar la parte del acta en cuestión. Nota sobre los nuevos minutos cerca de la firma del secretario que las actas se han aprobado ya corregidos.

Distribuir las actas corregidas y el addendum en la próxima reunión. El addendum deberá incluir el texto exacto votó y aprobó el cambio. Quite las copias de los últimos minutos de los archivos y registros, y reemplazarlos con la versión revisada.

Consejos y advertencias

Obtenga la firma del presidente en cualquier minuto modificado para el registro.