Cómo equilibrar las cargas de trabajo

Gestión de carga de trabajo puede ayudar a reducir la sensación de "quemar la vela por ambos extremos." 

CARGAS DE SITUACIÓN

Como dueño de un empleado o de negocio, sus responsabilidades probables requieren que usted resuelva múltiples proyectos simultáneamente. Para algunos, la gestión de múltiples proyectos es algo natural, y puede incluso ayudar a mantener la motivación y el entusiasmo de trabajo. Sin embargo, para otros, puede ser difícil y estresante. Si se encuentra en esta última categoría, puede utilizar varias estrategias para ayudar a equilibrarla carga de trabajo y cumplir con los plazos de entrega, minimizando largas horas, ineficiente tiempo de trabajo y el agotamiento.

Crear un esquema de cada proyecto que necesita para completar. En su esquema, descomponer cada proyecto en las principales tareas y subtareas para determinar cada paso necesario para completar el proyecto.

Determinar la prioridad de cada proyecto. Puede basar prioridad a la cantidad de tiempo antes de cada fecha límite del proyecto, o la importancia del proyecto para su equipo o empresa. Clasifique sus proyectos de mayor a menor prioridad.

Redactar un horario de trabajo todos los días antes de comenzar las tareas de trabajo, asignación de un número determinado de horas para cada proyecto. Por ejemplo, si tiene tres proyectos para trabajar, se puede programar el trabajo en su primer proyecto de las 8:30 AM a las 10:30 AM, el segundo proyecto, de 10:30 am a 12:30 pm y el tercer proyecto a partir del 1 : 30 PM hasta las 3:30 AM. Imprime el calendario y mantenerlo en su área de trabajo para que puedas concentrarte en el proyecto es necesario trabajar a una hora específica.

Enumere los hitos diarios para cada proyecto que necesita para trabajar en, lo que le da a las metas para las subtareas que necesita para llevar a cabo dentro de los bloques de tiempo que ha establecido en su programación diaria. Imprima la lista de hitos y mantenerlo con su horario.

Guarde los materiales relacionados con los proyectos que no se está trabajando para ayudar a minimizar las distracciones. Mantener los materiales para otros proyectos en un cajón de archivo o carpeta pueden ayudar a mantener su atención se aleje del proyecto en cuestión.

Apague el correo electrónico, las redes sociales y otras distracciones cuando se trabaja en un proyecto en particular. Tener un correo electrónico, Google, Twitter o Facebook pestaña abierta puede aumentar la tentación de gastar tiempo en tareas y diversiones no relacionados con su proyecto. Si usted necesita o quiere perder tiempo en los sitios web de correo electrónico o no esenciales, incluye un bloque de tiempo para estas actividades en su rutina diaria.

Consejos y advertencias

Comience el día trabajando en el proyecto con la más alta prioridad, y luego usar su segundo bloque de tiempo de trabajo para el proyecto con la segunda más alta prioridad. Continúe con este proceso cada día, trabajando en el proyecto de prioridad más baja al final de su jornada de trabajo.

Determinar qué tareas parciales, en su caso, se puede delegar a los empleados o compañeros de trabajo al crear su programación diaria. Comunique sus necesidades a los miembros de su equipo o empleados antes de empezar a trabajar en su primer proyecto, lo que puede ayudar a prevenir las interrupciones que interfieren con su productividad.

Evite programar reuniones en el centro de un bloque de trabajo, que pueden interrumpir su flujo de trabajo y hacer que usted se atrasa en un proyecto. Si usted sabe que tiene una reunión en un momento determinado, programar sus bloques de trabajo en torno a la reunión al crear su horario al comienzo del día.

Evite la tentación de realizar varias tareas en un intento de completar tareas parciales de proyectos con mayor rapidez. Aunque multitarea te hace sentir lleno, le impide centrarse plenamente su atención en una tarea individual. Esto puede aumentar los errores y terminar costándole más tiempo.